Governança do Power BI em um Hospital

Desafio

Quase todos os chamados da área de dados de um hospital de grande porte eram sobre BI e relatórios, e ninguém sabia o tamanho do parque de Power BI. Sem saber o que existia, quem usava cada relatório e de onde cada painel lia os dados, não havia como decidir o que manter, documentar ou desligar.

Solução

• Varredura do locatário pela API de administração e pela Scanner API do Power BI, cobrindo workspaces, modelos semânticos, relatórios, permissões, fontes de dados e histórico de atualização.
• Liberação dos metadados detalhados do locatário, que passaram a mostrar tabelas, medidas e expressões M de cada modelo. Com isso foi possível documentar os painéis e achar consultas que traziam tabelas inteiras sem escolher colunas.
• Coleta diária do log de atividade para um esquema de monitoramento no data warehouse, medindo o uso real de cada relatório.
• Painel de acessos que cruza permissões, uso e a base de colaboradores, com segurança em nível de linha por diretoria: cada diretor vê só a própria área. O painel aponta o que merece revisão, e as mudanças de permissão continuam com quem tem alçada para fazê-las.
• O painel é um projeto .pbip gerado por script, com o modelo em tabelas documentadas no data warehouse. Antes de cada publicação, scripts de validação reconferem os totais a partir das fontes e testam os cliques da tela.
• Ajustes de configuração do locatário para reduzir a exposição de relatórios fora da organização.

Resultado

• Tamanho real do parque: mais de mil modelos semânticos, várias vezes a estimativa interna. Perto de metade deles estava em workspaces pessoais.
• Uso medido: semanas de atividade coletadas já na primeira etapa, com dezenas de milhares de eventos, que passaram a ser o critério para desativação.
• Candidatos à desativação: algumas centenas de relatórios institucionais. Metade deles estava sem alteração havia mais de um ano e meio.
• Licenças: contas premium que podiam passar para Pro, identificadas pelo uso.
• Ordem de trabalho definida: medir o uso, decidir o que sai e só então documentar e versionar em .pbip o que fica.

O passo a passo do inventário e da medição de uso está no artigo Quantos relatórios de Power BI sua empresa tem? Como medir antes de desativar.

O nome do cliente e alguns detalhes foram alterados para preservar a confidencialidade. Projeto conduzido pelo fundador da Dome Analytics.